Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

1. Strony i zakres umowy

Administratorem danych objętych tą umową jest podmiot prowadzący firmę i konto Usługodawcy BookRent, wskazany w danych tego konta (dalej: Administrator). Podmiotem przetwarzającym jest AILUX SOFTWARE Sławomir Wieczorek, ul. Pogodna 11, 34-326 Pietrzykowice, kontakt@bookrent.pl (dalej: BookRent).

Administrator zleca BookRent przetwarzanie danych osobowych swoich klientów i osób kontaktowych wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia usług BookRent. Umowa obowiązuje przez okres korzystania z konta firmy oraz przez czas potrzebny do zwrotu lub usunięcia danych po zakończeniu współpracy.

Dane konta samego Usługodawcy BookRent, rozliczenia abonamentu, bezpieczeństwo platformy oraz dane potrzebne BookRent do prowadzenia konta klienta końcowego jako konta platformowego są przetwarzane przez BookRent we własnych celach. Te operacje opisuje polityka prywatności.

2. Przedmiot, cel i rodzaj przetwarzania

BookRent przechowuje, wyświetla, porządkuje, aktualizuje, przesyła i usuwa dane w celu prowadzenia strony i ofert Administratora, przyjmowania i obsługi rezerwacji, wiadomości, załączników, umów, protokołów i powiadomień związanych z jego działalnością. Zakres danych oraz kategorie osób określa załącznik A poniżej.

Administrator odpowiada za podstawę prawną zbierania danych, treść informacji przekazywanych swoim klientom oraz za to, jakie dane wprowadza do BookRent. BookRent nie wykorzystuje danych objętych powierzeniem do własnego marketingu ani do sprzedaży danych.

3. Udokumentowane polecenia

BookRent przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniami są działania Administratora w panelu, ustawienia konta, niniejsza umowa oraz polecenia przesłane na kontakt@bookrent.pl. Dotyczy to także przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z prawa. W takim przypadku BookRent uprzednio informuje Administratora, o ile prawo tego nie zabrania.

Jeśli BookRent uzna, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych, niezwłocznie poinformuje o tym Administratora.

4. Poufność i bezpieczeństwo

BookRent zapewnia, że osoby dopuszczone do danych są zobowiązane do zachowania poufności albo podlegają ustawowemu obowiązkowi poufności. Stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu do kont, izolację danych firm, ograniczanie uprawnień, szyfrowanie transmisji oraz ochronę plików niepublicznych. Środki opisuje załącznik B.

5. Dalsi podmioty przetwarzające

Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z podmiotów wymienionych w załączniku C. BookRent nakłada na nie obowiązki ochrony danych odpowiadające niniejszej umowie i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie zgodnie z art. 28 RODO.

BookRent poinformuje Administratora o planowanym dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu co najmniej 14 dni wcześniej drogą e-mailową albo w panelu. Administrator może w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw na kontakt@bookrent.pl. Strony podejmą próbę rozwiązania zastrzeżeń; jeśli nie będzie to możliwe, Administrator może zakończyć korzystanie z usługi przed zmianą.

6. Transfery poza EOG

Jeśli przetwarzanie przez BookRent lub dalszy podmiot wymaga przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, BookRent stosuje mechanizm dopuszczony przez RODO, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są wymagane. Informacje o wykorzystywanych dostawcach Administrator może uzyskać pod adresem kontakt@bookrent.pl.

7. Pomoc Administratorowi

Uwzględniając charakter przetwarzania, BookRent pomaga Administratorowi odpowiadać na żądania osób dotyczące dostępu, sprostowania, usunięcia i pozostałych praw z RODO. Pomaga również w realizacji obowiązków dotyczących bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń, oceny skutków dla ochrony danych i konsultacji z organem nadzorczym, w zakresie dostępnych mu informacji.

BookRent zgłasza Administratorowi stwierdzone naruszenie ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki po jego wykryciu, podając dostępne informacje potrzebne do oceny zdarzenia. Informacje mogą być uzupełniane w miarę ich ustalania.

8. Informacje i audyt

BookRent udostępnia Administratorowi informacje potrzebne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwia audyt, w tym inspekcję przeprowadzoną przez Administratora lub upoważnionego audytora. Strony uzgadniają termin, zakres i sposób audytu tak, aby chronić dane innych firm i bezpieczeństwo usługi.

9. Zakończenie współpracy

Po zakończeniu świadczenia usługi BookRent, według wyboru Administratora, zwróci mu powierzone dane lub je usunie oraz usunie istniejące kopie, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania. Wybór można przekazać na kontakt@bookrent.pl. Usunięcie z kopii zapasowych następuje zgodnie z ich cyklem retencji; do tego czasu dane pozostają zabezpieczone i nie są używane do innych celów.

Załącznik A - opis danych

• Osoby: klienci i potencjalni klienci Administratora oraz ich osoby kontaktowe.
• Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, e-mail, telefon, adres podany na potrzeby umowy lub rezerwacji.
• Dane o rezerwacjach i obsłudze: terminy, wybrane oferty, wiadomości, uwagi, załączniki, umowy, podpisy i protokoły.
• Przetwarzanie trwa przez okres określony w punkcie 1 i obejmuje operacje wskazane w punkcie 2.

BookRent nie jest przeznaczony do przechowywania dokumentacji medycznej ani danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o stanie zdrowia. Administrator nie powinien wprowadzać takich danych do swobodnych pól lub załączników bez odrębnego ustalenia warunków ich przetwarzania.

Załącznik B - środki bezpieczeństwa

• Logowanie do kont i kontrola uprawnień do danych firmy.
• Izolacja danych firm za pomocą reguł dostępu w bazie danych.
• Szyfrowana transmisja HTTPS/TLS i ograniczony dostęp do plików prywatnych.
• Ograniczenie dostępu administracyjnego do osób wykonujących zadania związane z obsługą usługi.
• Aktualizowanie zabezpieczeń oraz procedura reagowania na incydenty i żądania dotyczące danych.

Załącznik C - zatwierdzeni dalsi podmioty przetwarzające

• Supabase Inc. - baza danych, uwierzytelnianie i przechowywanie plików.
• Vercel Inc. - hosting aplikacji i obsługa żądań do usługi.
• Resend - dostarczanie wiadomości e-mail związanych z usługą.

Stripe obsługuje abonament BookRent, a Google może obsługiwać logowanie. Nie są tu wymienione jako dalsi przetwarzający dane rezerwacji Administratora, jeżeli nie otrzymują takich danych w ramach powierzenia.

10. Akceptacja i postanowienia końcowe

Administrator zawiera tę umowę elektronicznie, potwierdzając jej akceptację na koncie Usługodawcy BookRent. BookRent zapisuje datę akceptacji i wersję dokumentu. W sprawach nieuregulowanych stosuje się regulamin BookRent i przepisy RODO. Zmiana tej umowy wymaga udostępnienia nowej wersji i ponownej akceptacji przez Administratora.